Akxio Scan : L’évolution de TagPDF7 vers Sparkle au service de votre entreprise

La gestion documentaire est aujourd’hui un pilier essentiel de la transformation digitale des entreprises. Que ce soit pour archiver des contrats, gérer des factures ou organiser des documents internes, disposer d’un système de numérisation et de classement performant n’est plus un luxe, mais une nécessité.

Akxio Scan, basé sur l’évolution de TagPDF7 vers Sparkle, représente une réponse innovante et puissante à ces nouveaux enjeux. Grâce à cette nouvelle solution, les entreprises belges bénéficient d’un outil à la fois intelligent, automatisé et intuitif, pensé pour s’adapter à tous les environnements bureautiques, quel que soit leur niveau de complexité.

De TagPDF7 à Sparkle : une transformation au service de l’efficacité

L’évolution de TagPDF7 vers Sparkle ne se limite pas à une simple mise à jour logicielle. C’est un changement de paradigme dans la manière dont les documents sont capturés, traités et classés. Sparkle, en tant qu’agent intelligent développé par Veectoria, remplace l’ancienne interface de TagPDF7 et ajoute une couche d’automatisation et d’intelligence artificielle à un processus déjà éprouvé.

Ce changement permet d’aller bien au-delà de la numérisation classique. Là où TagPDF7 reposait principalement sur des QR codes et des logiques de répertoires pour classer les documents, Sparkle apprend et s’adapte. Il comprend le contenu, reconnaît les modèles de documents, détecte les erreurs et vous propose même des corrections automatiques.

Automatisation intelligente des processus

Grâce à son moteur d’intelligence artificielle, Sparkle est capable de lire et d’interpréter les informations contenues dans un document. Il identifie automatiquement le type de document (facture, bon de commande, contrat, fiche de paie, etc.), extrait les données clés (nom du client, date, numéro de référence) et les associe à des métadonnées pertinentes.

L’objectif est simple : réduire drastiquement les interventions humaines, tout en augmentant la précision du traitement. Vous ne perdez plus de temps à trier manuellement vos documents ni à les renommer. Sparkle le fait pour vous, avec fiabilité et constance.

Intégration fluide avec vos systèmes existants

Sparkle ne nécessite aucun bouleversement technique. Il s’intègre aisément avec vos imprimantes multifonctions Ricoh, vos scanners, vos smartphones ou même des systèmes de GED déjà en place. Cette compatibilité native permet une adoption rapide par vos équipes sans longs processus de formation.

Son interface intuitive permet également à chaque collaborateur de prendre en main l’outil en quelques minutes, sans compétences techniques spécifiques. Que vous soyez une PME, une association ou une grande structure, Sparkle s’adapte à vos flux documentaires existants.

Fonctionnalités clés de Sparkle pour une gestion documentaire optimisée

Là où Sparkle se distingue réellement, c’est par la richesse et la complémentarité de ses fonctionnalités, qui couvrent l’ensemble du cycle de vie du document, de sa numérisation à son archivage sécurisé.

Classement automatisé et intelligent

Sparkle est capable de classer automatiquement vos fichiers en fonction de leur contenu, de leur origine ou de vos propres règles personnalisées. En utilisant des pages intercalaires dotées de QR codes, il peut regrouper, séparer et diriger les documents vers les bons répertoires ou les bons services.

Ce fonctionnement est particulièrement utile pour les structures qui traitent de gros volumes de documents, comme les cabinets comptables, les services RH ou les services juridiques.

Édition, annotation et conversion

L’outil permet de modifier vos fichiers PDF en profondeur : ajout ou suppression de pages, insertion de commentaires, création de champs de formulaire interactifs. Il peut aussi convertir automatiquement vos PDF vers Word, Excel ou PowerPoint, ce qui facilite la réutilisation des contenus et leur diffusion.

C’est une solution idéale pour les entreprises qui ont besoin d’éditer leurs documents au quotidien sans logiciel tiers coûteux.

Sécurisation, conformité et traçabilité

Sparkle propose également des fonctionnalités avancées en matière de sécurité documentaire. Chaque fichier peut être signé numériquement, horodaté, et associé à un certificat d’intégrité. Cela garantit que le document n’a pas été modifié depuis sa validation et qu’il répond aux exigences réglementaires (RGPD, audit interne, ISO).

La traçabilité complète des actions (numérisation, édition, consultation) permet de répondre à tous les besoins de conformité, particulièrement dans les secteurs réglementés.

Bénéfices concrets pour votre entreprise

Au-delà des aspects techniques, Sparkle apporte une véritable valeur ajoutée stratégique à votre entreprise.

Gain de temps, réduction des coûts et retour sur investissement

En automatisant l’ensemble des tâches liées au classement et au traitement des documents, Sparkle permet à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les économies générées en termes de temps, de papier, de stockage et de main-d’œuvre sont significatives dès les premiers mois.

C’est un retour sur investissement mesurable, particulièrement apprécié par les gestionnaires et les responsables financiers.

Amélioration de la collaboration et de la circulation de l’information

Sparkle rend vos documents accessibles en quelques secondes, depuis n’importe quel poste de travail ou terminal connecté. Vos collaborateurs peuvent être notifiés automatiquement lorsqu’un document les concerne, et les flux de validation deviennent plus fluides.

Cela améliore la réactivité de vos équipes, réduit les erreurs et renforce la cohérence entre les services.

Image de marque et modernisation des pratiques

Utiliser une solution intelligente comme Akxio Scan, basée sur Sparkle, c’est aussi montrer à vos partenaires et clients que votre entreprise est moderne, efficace et soucieuse de la qualité de ses processus. Cela vous positionne comme un acteur professionnel, en phase avec les enjeux numériques actuels.

Pourquoi choisir Akxio Digital pour la mise en place de votre solution Sparkle ?

Confier la mise en place d’Akxio Scan basé sur Sparkle à Akxio Digital, c’est faire le choix d’un partenaire local, expérimenté, et spécialiste des solutions bureautiques intelligentes. Forts de plus de 25 ans d’expérience, nous accompagnons les entreprises belges dans la digitalisation de leurs processus documentaires avec rigueur, écoute et expertise technique.

Une expertise certifiée Ricoh et une maîtrise complète de Sparkle

En tant que partenaire n°1 de la marque Ricoh en Belgique, Akxio Digital connaît parfaitement les environnements bureautiques, qu’il s’agisse de multifonctions, de tableaux interactifs ou de solutions logicielles comme Sparkle. Nos équipes sont formées en continu sur les dernières fonctionnalités de la plateforme afin de vous garantir une configuration optimale, personnalisée selon vos besoins réels.

Au-delà de l’installation technique, nous vous apportons également un accompagnement stratégique : audit de vos flux documentaires, mise en place des règles de classement intelligentes, gestion des droits utilisateurs, intégration dans vos processus métier, etc.

Un support humain, local, et réactif, centré sur votre satisfaction

Chez Akxio Digital, la relation client est au cœur de notre ADN. Nos équipes sont disponibles, proches de vous, et à l’écoute de vos enjeux métier. Nous ne nous contentons pas de vendre un outil : nous vous aidons à en tirer le meilleur, dès le premier jour et sur le long terme.

Que ce soit pour une location, une installation ou une évolution de votre environnement documentaire, nous mettons tout en œuvre pour que vous soyez pleinement satisfait de la solution mise en place. Notre service après-vente est réactif, notre suivi est rigoureux, et notre engagement est total.