Het belang van digitale documentarchivering in de digitale transitie
De dematerialisatie van documenten, of het archiveren van documenten door digitalisering, is een essentiële stap in de overgang naar digitale technologie. Dit proces zet fysieke documenten, zoals facturen en brieven, om in elektronische documenten, waardoor ze gemakkelijker te beheren en te traceren zijn voor bedrijven in Luik en omgeving.
Waarom is het belangrijk om documenten digitaal te archiveren?
Digitale archivering biedt veel voordelen voor overheidsinstanties en bedrijven in Luik en omgeving. Het vermindert de fysieke opslagruimte, verbetert de efficiëntie en beschermt belangrijke documenten tegen fysieke schade. Het vergemakkelijkt ook de toegang tot documenten, wat vooral handig is voor grote organisaties met uitgebreide archieven.
Hoe werkt documentarchivering door digitalisering?
Het digitale archiveringsproces begint met het scannen van fysieke documenten. Deze documenten worden vervolgens geïndexeerd volgens een classificatieschema zodat ze later gemakkelijker terug te vinden zijn. Tot slot worden de gescande documenten opgeslagen in een veilige archiveringsoplossing, zoals de archiveringssoftware Scanninger of Ricoh’s GlobalScan NX software.
Ricoh’s GlobalScan NX software biedt geavanceerde functies die het archiveringsproces nog eenvoudiger en veiliger maken. Hiermee kunt u rechtstreeks scannen naar bewerkbare bestandsformaten vanaf de MFP, waaronder Microsoft Office en bewerkbare PDF. Dit betekent dat u documenten eenvoudig kunt bewerken en bewerken nadat ze zijn gescand.
De voordelen van documentarchivering door digitalisering
Minder opslagruimte
Een van de belangrijkste voordelen van digitaal archiveren is ongetwijfeld de aanzienlijke vermindering van de benodigde opslagruimte. In een wereld waar fysieke ruimte steeds kostbaarder en duurder wordt, is de mogelijkheid om de ruimte voor de opslag van documenten te minimaliseren een groot voordeel.
Gedigitaliseerde documenten nemen veel minder ruimte in beslag dan hun fysieke tegenhangers. In feite kunnen duizenden documenten worden opgeslagen op één enkele harde schijf of in de cloud, terwijl ze hele rekken of zelfs hele kamers nodig zouden hebben als ze in fysieke vorm zouden worden bewaard. Dit bespaart niet alleen ruimte, maar vermindert ook de opslagkosten aanzienlijk.
Bovendien heeft het verminderen van fysieke opslagruimte ook een positief effect op het milieu. Minder papier betekent minder ontbossing en minder opslagruimte betekent minder energieverbruik voor verwarming en verlichting van opslagruimtes.
Efficiëntie verbeteren
Digitale archivering biedt een aanzienlijk voordeel op het gebied van efficiëntie. Door fysieke documenten om te zetten in digitale documenten wordt het veel eenvoudiger om documenten te beheren en informatie te delen. Dit heeft een directe impact op de productiviteit en kan helpen om de tijd die besteed wordt aan het zoeken naar documenten aanzienlijk te verminderen.
Met gedigitaliseerde documenten hoef je niet langer uren door fysieke bestanden te spitten om het document te vinden dat je nodig hebt. In plaats daarvan kunt u gewoon snel zoeken op uw computer of in uw elektronische documentbeheersysteem. Dit betekent dat u de informatie die u nodig hebt in seconden kunt vinden, in plaats van uren.
Bovendien zijn gedigitaliseerde documenten veel gemakkelijker te delen dan fysieke documenten. In plaats van een document te moeten fotokopiëren en persoonlijk te overhandigen of per post te versturen, kun je gewoon een link of een digitale kopie van het document sturen. Dit vergemakkelijkt de samenwerking en zorgt ervoor dat informatie snel en efficiënt kan worden gedeeld.
Digitale archivering maakt het ook mogelijk om documentversies effectiever te beheren. Je kunt eenvoudig zien wanneer een document voor het laatst is gewijzigd en door wie, wat verwarring en fouten kan helpen voorkomen. Het is ook mogelijk om meerdere versies van hetzelfde document te bewaren, wat handig kan zijn om de voortgang van een project bij te houden of om kopieën van belangrijke documenten te bewaren.
Back-up van belangrijke documenten
Digitale archivering biedt een onschatbare bescherming tegen fysieke schade. Van gedigitaliseerde documenten kan een back-up worden gemaakt en ze kunnen worden beschermd tegen brand, overstroming en andere natuurrampen, zodat belangrijke informatie veilig is.
Fysieke documenten zijn kwetsbaar voor een groot aantal risico’s. Ze kunnen beschadigd raken door water, brand of zelfs natuurrampen. Ze kunnen beschadigd raken door water, brand of gewoon door het verstrijken van de tijd. Ze kunnen ook verloren gaan, gestolen worden of per ongeluk vernietigd worden. Gedigitaliseerde documenten daarentegen lopen veel minder risico om verloren te gaan of beschadigd te raken. Ze kunnen op verschillende sites worden opgeslagen, wat betekent dat er altijd een reservekopie beschikbaar is in geval van een probleem.
Bovendien betekent digitale archivering dat er regelmatig een back-up van documenten kan worden gemaakt. Dit betekent dat zelfs in het geval van een technisch probleem de gegevens snel en eenvoudig kunnen worden hersteld. Dit kan vooral belangrijk zijn voor bedrijven en overheidsinstanties die voor hun dagelijkse werkzaamheden afhankelijk zijn van hun documenten.
Classificatie per map
Digitale archivering biedt een functie voor het klasseren van mappen die documentbeheer veel eenvoudiger maakt. Met deze functie kun je een specifieke map selecteren, eenvoudig door de submappen navigeren en het document een naam geven met behulp van vooraf gedefinieerde indelingen.
Archiveren in mappen is een organisatiemethode waarbij gescande documenten in specifieke mappen worden gegroepeerd. Dit kan vooral handig zijn voor grote organisaties die een groot aantal documenten beheren. Een overheidsdienst kan bijvoorbeeld aparte mappen hebben voor financiële documenten, juridische documenten, personeelsdocumenten, enz.
Een ander voordeel van klasseren per map is de mogelijkheid om gemakkelijk door submappen te navigeren. Hierdoor kun je snel en eenvoudig het document vinden dat je nodig hebt, zonder dat je door stapels fysieke documenten hoeft te waden.
Bovendien kun je met klasseren op map documenten een naam geven in vooraf gedefinieerde indelingen. Dit kan helpen om consistentie te behouden in de manier waarop documenten worden benoemd, waardoor het in de toekomst gemakkelijker wordt om documenten terug te vinden.
De PDF-editor
Digital Archiving bevat ook een geïntegreerde PDF-editor, die veel flexibiliteit biedt bij het beheren van gedigitaliseerde documenten. Met deze krachtige tool kunt u pagina’s toevoegen, verwijderen en uitpakken, formuliervelden maken en zelfs uw PDF’s converteren naar MS Office-indeling.
Met de PDF-editor kun je nieuwe pagina’s toevoegen aan een bestaand document, wat handig kan zijn om extra informatie toe te voegen of een document bij te werken. Het is ook mogelijk om onnodige of verouderde pagina’s te verwijderen, wat helpt om documenten relevant en up-to-date te houden.
Pagina-extractie is een andere handige functie van de PDF-editor. Hiermee kunt u een nieuw document maken van bepaalde pagina’s van een bestaand document. Als u bijvoorbeeld een rapport hebt van 100 pagina’s en u wilt alleen een specifiek deel van 10 pagina’s delen, dan kunt u die pagina’s extraheren en een nieuw document maken.
Formuliervelden maken is een andere krachtige functie van de PDF-editor. Dit verandert een statisch document in een interactief formulier dat gebruikers kunnen invullen. Dit kan vooral handig zijn voor registratieformulieren, enquêtes, aanvraagformulieren, enz.
Tot slot kunt u met de PDF-editor PDF-documenten converteren naar MS Office-indeling. Dit kan handig zijn als je een document wilt bewerken in Word, Excel of PowerPoint, of als je specifieke functies van deze programma’s wilt gebruiken.
Rangschikking op hashtag
Hashtag archivering is een andere innovatieve functie van digitale archivering. Met deze archiveringsmethode kun je een snelkoppeling met een hashtag selecteren en je benoemde documenten automatisch naar je favoriete mappen sturen. Dit bespaart tijd en verbetert de efficiëntie van documentbeheer.
Hashtag archivering is een dynamische archiveringsmethode die gebruik maakt van trefwoorden voorafgegaan door een hekje (#) om documenten te organiseren. Deze hashtags kunnen worden gebruikt om documenten te taggen met specifieke trefwoorden, waardoor het gemakkelijker wordt om gelijksoortige documenten te vinden en te groeperen.
Als je bijvoorbeeld aan verschillende projecten tegelijk werkt, kun je de documenten met betrekking tot elk project taggen met een unieke hashtag. Als je later alle documenten met betrekking tot een specifiek project wilt terugvinden, hoef je alleen maar te zoeken naar de bijbehorende hashtag.
Bovendien betekent het archiveren op hashtag dat documenten met een naam automatisch naar je favoriete mappen worden gestuurd. Dit betekent dat je geen tijd hoeft te besteden aan het handmatig verplaatsen van documenten naar de juiste mappen. In plaats daarvan doet het systeem dit automatisch voor je, waardoor je tijd bespaart en efficiënter werkt.
Instelling
Digital Archiving biedt een functionaliteit voor het instellen van parameters, waarmee het systeem kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van elke organisatie. Gebruikers kunnen bestemmingsmappen definiëren, parameters voor documentnaamgeving instellen, gebruikersprofielen configureren en nog veel meer.
Door de bestemmingsmappen in te stellen, kunt u bepalen waar de gescande documenten worden opgeslagen. Dit kan vooral handig zijn voor grote organisaties die een groot aantal documenten en bestanden moeten beheren.
Door de naamgeving van documenten in te stellen, kunt u bepalen hoe documenten worden genoemd wanneer ze worden gescand. Dit kan helpen om consistentie te behouden in de naamgeving van documenten, wat het makkelijker kan maken om documenten in de toekomst terug te vinden.
Door gebruikersprofielen te configureren, kunt u toegangsrechten en machtigingen voor elke gebruiker definiëren. Dit kan ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot bepaalde informatie.
Classificatie door QR Code
QR Code archivering is een andere innovatieve functie van digitaal archiveren. Met een QR Code tussenblad tussen uw documenten kunt u een hele partij documenten in één scan scannen. Dit maakt het scanproces sneller en efficiënter.
De QR Code is een soort tweedimensionale barcode die veel meer informatie kan opslaan dan een traditionele barcode. Door een QR Code te gebruiken, kan je snel een groot aantal documenten scannen zonder ze één voor één te moeten scannen.
Bovendien kan de QR Code ook gebruikt worden om extra informatie over het document op te slaan, zoals de datum waarop het gemaakt is, de auteur of andere metadata. Dit kan helpen om de traceerbaarheid van documenten te verbeteren en ze gemakkelijker te beheren.
De functie “Waarschuwing
De “Alert” functie is een andere belangrijke functie van digitaal archiveren. Deze stuurt een visuele melding naar het werkstation van de ontvanger, die het document direct kan openen. Dit maakt snelle en efficiënte communicatie mogelijk.
De “Alert” functie kan bijzonder nuttig zijn in een collaboratieve werkomgeving. Als er bijvoorbeeld een document is gewijzigd of een nieuw document is toegevoegd, kunnen andere teamleden onmiddellijk worden gewaarschuwd. Dit zorgt ervoor dat iedereen altijd op de hoogte is en dat informatie snel en efficiënt wordt gedeeld.
De uitdagingen van digitale documentarchivering
Ondanks de vele voordelen brengt digitale archivering ook bepaalde uitdagingen met zich mee. Het vereist een initiële investering in hardware en software, evenals training voor medewerkers. Daarnaast is het essentieel om beveiligingsmaatregelen te treffen om gedigitaliseerde documenten te beschermen tegen cyberaanvallen.
Conclusie
Gedigitaliseerde documentarchivering speelt dus een cruciale rol in de overgang naar digitaal. Ondanks de uitdagingen maken de voordelen op het gebied van vermindering van opslagruimte, verbetering van de efficiëntie en bescherming van belangrijke documenten het een aantrekkelijke optie voor organisaties van elke omvang. Door te investeren in digitale archivering kunnen organisaties niet alleen hun efficiëntie verbeteren, maar zich ook voorbereiden op de digitale toekomst.
